Change Management - MIT 5 layer model

Terdapat suatu model yang disebut “MIT ’90 Five Layer Model” untuk membantu manajemen dalam menerapkan strategi perubahan sistem informasi. Model ini mengkorelasikan besarnya manfaat atau benefit yang akan didapatkan perusahaan, dan tingkat perubahan manajemen internal perusahaan yang harus dijalani (business transformation)

Perubahan yang pertama adalah “localized Exploitation”, dimana perubahan terjadi dalam lingkup satu departemen saja. Misalnya, implmentasi SMARTI sebagai tools pengukuran kinerja IS Center. Dari segi resiko, perubahan relatif aman dilakukan, karena hanya mencakup perubahan dalam satu departemen saja.

Jenis perubahan yang kedua adalah “Integration”, dimana tujuan utamanya adalah melakukan integrasi antar fungsi/departemen dalam satu perusahaan. Dalam teori organisasi modern, perusahaan yang ingin berkembang harus merubah filosofi cara pandang aktivitas internal perusahaan dari berbasis hirarki menjadi berbasis proses untuk kepentingan pelanggan. Sebagai contoh, implementasi aplikasi SPPD Online yang melibatkan unit operasional dan Finance Center. Setiap SPPD harus mendapat approval dari atasan langsung dan dilakukan crosscheck kesesuaian akun dan budget oleh Finance Center secara online. Sistem ini melibatkan perubahan bisnis proses antar departemen. Secara langsung, sistem baru ini merubah pola kerja dan akan berhasil dengan efektif jika unit kerja dan finance center “terintegrasi” dengan baik. Untuk jenis perubahan ini, manfaat yang didapatkan lebih besar dari jenis “localised exploitation” karena sudah melibatkan beberapa fungsi dalam organisasi. Namun demikian, resiko yang dihadapi juga lebih besar.

Jenis perubahan yang ketiga adalah “Business Process Redesign” atau dikenal juga dengan “business process Reengineering”. Dalam perubahan ini, perubahan dilakukan pada bisnis prosesnya sehingga terjadi transformasi besar-besaran pada sistem pendukungnya. Perubahan yang mendasar ini seringkali tidak hanya pada fungsi dan proses internal, tapi kadang-kadang juga pada tahapan mendefinisikan ulang visi dan misi perusahaan. Dari statistik yang ada, 80 % dari BPR mengalami kegagalan. Namun dari 20 % yang berhasil, manfaat yang didapatkan sangat luar biasa. Contoh dari jenis perubahan ini adaah implementasi Project SISKA , implementasi SAP di Telkom.

Jenis perubahan keempat, “Business Network Redesign”, merupakan fenomena di era sekarang. Perusahaan yang ingin sukses di masa kini, adalah perusahaan yang menfokuskan pada spesialisasi khusus. Dalam proses penciptaan barang dan jasa, tentunya banyak partner dan vendor dalam bekerjasama. Kunci keberhasilannya adalah pada jaringan bisnis yang dimiliki dalam semangat “colaboration for competition”. Hal yang biasa terjadi dalam jenis perubahan ini adalah masalah komunikasi antar rekanan bisnis. Karena itu, keberhasilan menjalin jaringan bisnis secara efektif akan menghasilkan dampak positif ke dalam masing-masing perusahan yang bekerjasama.

Perubahan yang kelima adalah “Business Scope Redefinition”. Perubahan ini disebabkan oleh kemajuan teknologi yang canggih (State of the art) yang menawarkan kesempatan baru bagi perusahaan untuk menciptakan jenis produk baru dan pelayanan baru. Namun syaratnya, bisnis harus mengikuti perkembangan teknologi informasi, bukan sebaliknya. Contoh dari model bisnis ini adalah bisnis baru yang banyak bermunculan melalui internet.